uniFLOW i LobosLink: Klucz do efektywnego zarządzania dokumentami w Twojej firmie

Cyfrowa transformacja zaczyna się od inteligentnego zarządzania informacją. Odkryj, jak platformy obiegu dokumentów, z uniFLOW na czele i wsparciem LobosLink, mogą zoptymalizować procesy w Twojej organizacji.

Autor: LOBOS Data: 10 lipca 2025 Czas czytania: 9 min

! Najważniejsze informacje

Platformy zarządzania dokumentami (DMP) to cyfrowe systemy automatyzujące przechwytywanie, przechowywanie, udostępnianie i zabezpieczanie dokumentów, kluczowe dla nowoczesnych firm.
Wybór i wdrożenie DMP wiąże się z wyzwaniami, takimi jak analiza potrzeb, koszty, integracja, migracja danych i zapewnienie bezpieczeństwa.
uniFLOW od Canon to wszechstronna platforma oferująca bezpieczne drukowanie, zaawansowane skanowanie, integrację z chmurą i kontrolę kosztów, dostępna zarówno w wersji on-premise, jak i chmurowej (uniFLOW Online).
LobosLink zapewnia kompleksowe wsparcie na każdym etapie – od audytu i doradztwa, przez wdrożenie i integrację uniFLOW, po szkolenia i bieżące utrzymanie systemu.

Wprowadzenie: Era cyfrowej informacji wymaga inteligentnych rozwiązań

W dzisiejszym świecie biznesu informacja jest najcenniejszym aktywem. Jednak jej lawinowy przyrost, rozproszenie w różnych systemach i formatach oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami (np. RODO) stawiają przed firmami ogromne wyzwania. Tradycyjne, papierowe metody zarządzania dokumentami są nieefektywne, kosztowne i podatne na błędy. Odpowiedzią na te potrzeby są Platformy Zarządzania Dokumentami (DMP), które umożliwiają cyfrową transformację i pełne wykorzystanie potencjału informacji.

Czym jest Platforma Zarządzania Dokumentami (DMP)?

Platforma Zarządzania Dokumentami (Document Management Platform), często określana jako System Zarządzania Treścią Przedsiębiorstwa (ECM - Enterprise Content Management), to zintegrowane rozwiązanie technologiczne służące do cyfrowego przechwytywania, przechowywania, organizowania, zabezpieczania, udostępniania i śledzenia dokumentów oraz informacji w organizacji. Jej głównym celem jest usprawnienie przepływu pracy, zwiększenie efektywności i zapewnienie zgodności z przepisami.

Automatyzacja procesów: Od digitalizacji po zatwierdzanie i archiwizację.
Centralizacja informacji: Jeden, bezpieczny punkt dostępu do wszystkich dokumentów.
Bezpieczeństwo i zgodność: Kontrola dostępu, ścieżki audytu, wsparcie dla RODO.
Współpraca i dostępność: Łatwe udostępnianie i praca zespołowa, również mobilna.

Digitalizacja Automatyzacja Bezpieczeństwo Efektywność

Wyzwania przy wyborze i wdrażaniu DMP

Decyzja o wdrożeniu platformy zarządzania dokumentami to strategiczny krok, który jednak niesie ze sobą szereg wyzwań. Ich świadomość i odpowiednie przygotowanie są kluczowe dla sukcesu projektu:

Dokładna analiza potrzeb: Zrozumienie specyfiki procesów biznesowych i wymagań użytkowników jest fundamentem. Niedopasowanie systemu do realnych potrzeb to częsty błąd.
Koszty i ROI: Oprócz ceny licencji, należy uwzględnić koszty wdrożenia, integracji, szkoleń i utrzymania. Kluczowe jest oszacowanie zwrotu z inwestycji.
Integracja z istniejącymi systemami: DMP musi współpracować z innymi narzędziami używanymi w firmie (ERP, CRM, systemy księgowe).
Migracja danych: Przeniesienie istniejących dokumentów do nowego systemu bywa czasochłonne i skomplikowane.
Zarządzanie zmianą i adopcja przez użytkowników: Przeszkolenie pracowników i przekonanie ich do nowych narzędzi wymaga czasu i zaangażowania.
Bezpieczeństwo i zgodność: Ochrona danych, kontrola dostępu i zapewnienie zgodności z przepisami (np. RODO, KRI) są priorytetem.

uniFLOW: Inteligentne Zarządzanie Dokumentami od Canon

uniFLOW to flagowa platforma firmy Canon, zaprojektowana w celu kompleksowego zarządzania drukiem, skanowaniem i obiegiem dokumentów. Dostępna jest w dwóch głównych wariantach: tradycyjnym uniFLOW (on-premise) oraz chmurowym uniFLOW Online, co pozwala na dopasowanie rozwiązania do potrzeb i infrastruktury każdej firmy.

Bezpieczne drukowanie podążające (Secure Print): Wydruki są uwalniane dopiero po autoryzacji użytkownika przy dowolnym urządzeniu w sieci.
Zaawansowane skanowanie i OCR: Automatyczne przechwytywanie danych, konwersja do edytowalnych formatów i kierowanie do systemów docelowych (np. SharePoint, OneDrive, systemy ERP).
Integracja z chmurą i systemami firmowymi: Płynna współpraca z popularnymi usługami chmurowymi oraz możliwość integracji z systemami biznesowymi.
Kontrola kosztów i raportowanie: Szczegółowe analizy wykorzystania urządzeń, możliwość przypisywania kosztów do działów lub projektów.
Mobilne drukowanie i skanowanie: Obsługa zadań z urządzeń mobilnych, zwiększająca elastyczność pracy.
Modułowość i skalowalność: Możliwość rozbudowy o dodatkowe funkcje w miarę rozwoju potrzeb firmy.

Bezpieczny Druk Skanowanie do Chmury Kontrola Kosztów Mobilność

LobosLink: Twój Ekspert od Wdrożeń uniFLOW

Wybór odpowiedniej platformy to dopiero początek. Aby w pełni wykorzystać potencjał uniFLOW i sprostać wszystkim wyzwaniom wdrożeniowym, niezbędne jest wsparcie doświadczonego partnera. LobosLink, jako certyfikowany specjalista rozwiązań Canon, oferuje kompleksową pomoc na każdym etapie:

Audyt i doradztwo: Analiza obecnych procesów, identyfikacja potrzeb i pomoc w wyborze optymalnej wersji uniFLOW (on-premise vs. Online) oraz konfiguracji modułów.
Profesjonalne wdrożenie i konfiguracja: Instalacja oprogramowania, konfiguracja urządzeń, personalizacja przepływów pracy i ustawień bezpieczeństwa.
Integracja z systemami firmowymi: Połączenie uniFLOW z istniejącymi systemami ERP, CRM, DMS czy Active Directory.
Szkolenia dla administratorów i użytkowników: Zapewnienie wiedzy niezbędnej do efektywnego korzystania z platformy i zarządzania nią.
Wsparcie techniczne i usługi MPS: Bieżąca pomoc, monitoring systemu, proaktywne działania serwisowe i optymalizacja w ramach usług zarządzania drukiem.

Warto wiedzieć

Elastyczność jest kluczowym czynnikiem w nowoczesnych środowiskach biznesowych. Platforma uniFLOW Online odpowiada na tę potrzebę, oferując wsparcie dla urządzeń wielu marek. Taka architektura pozwala firmom na swobodny dobór sprzętu w przyszłości oraz efektywne wykorzystanie już posiadanych zasobów, co czyni z uniFLOW Online rozwiązanie nie tylko optymalizujące koszty, ale także dodające strategiczną wartość do całej infrastruktury IT.

Jak LobosLink wspiera Twoje wdrożenie uniFLOW?

Konsultacje i Audyt Procesów Dokumentowych

Zaczynamy od zrozumienia Twoich potrzeb. Nasi eksperci przeprowadzą audyt obecnych przepływów dokumentów, zidentyfikują obszary do optymalizacji i pomogą wybrać najlepsze rozwiązanie uniFLOW.

Analiza Potrzeb Projektowanie Rozwiązań Doradztwo Eksperckie

Dowiedz się więcej ›

Wdrożenie i Integracja uniFLOW

Nasi certyfikowani inżynierowie zajmą się pełnym procesem wdrożenia uniFLOW, od instalacji po konfigurację spersonalizowanych reguł druku, skanowania i obiegu dokumentów, oraz integracją z Twoimi systemami.

Profesjonalna Instalacja Konfiguracja Workflow Integracja Systemów

Dowiedz się więcej ›

Szkolenia i Wsparcie Techniczne

Zapewniamy kompleksowe szkolenia dla użytkowników i administratorów systemu uniFLOW. Nasz dedykowany zespół wsparcia technicznego jest zawsze gotowy, by pomóc w razie problemów i zapewnić ciągłość działania.

Szkolenia Użytkowników Wsparcie Helpdesk Usługi MPS

Skontaktuj się ›

Podsumowanie: uniFLOW i LobosLink – synergia dla Twojego sukcesu w cyfrowym świecie

Platformy zarządzania dokumentami, takie jak uniFLOW, są niezbędne dla firm dążących do cyfrowej transformacji, zwiększenia efektywności i bezpieczeństwa. Wybór odpowiedniego rozwiązania i jego skuteczne wdrożenie to kluczowe czynniki sukcesu. LobosLink, dzięki dogłębnej znajomości uniFLOW oraz wieloletniemu doświadczeniu w optymalizacji procesów dokumentowych, jest idealnym partnerem, który przeprowadzi Twoją firmę przez ten proces – od analizy, przez implementację, aż po bieżące wsparcie. Inwestycja w uniFLOW z LobosLink to inwestycja w przyszłość Twojej organizacji.

Porozmawiaj z naszym ekspertem od uniFLOW

Gotowy zoptymalizować obieg dokumentów z uniFLOW?

Dowiedz się więcej o możliwościach uniFLOW i wsparciu LobosLink, lub skonsultuj swoje potrzeby z naszymi specjalistami!

Poznaj rozwiązania uniFLOW Skontaktuj się